Rekisteri- ja tietosuojaseloste

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Nimi: Näkökenttä Ky:n asiakasrekisteri

Rekisteri käsittelee Näkökenttä Ky:n asiakkaiden henkilötietoja asiakassuhteen ylläpitämiseksi, optikkopalvelujen tuottamiseksi ja markkinoinnin toteuttamiseksi.

Kukin itsenäinen ammatinharjoittaja (eli yhteistyösilmälääkärimme) on asiakas- ja potilastietojen osalta itsenäinen rekisterinpitäjä, joka on vastuussa oman asiakasrekisterinsä laillisuudesta ja lainmukaisesta käytöstä. Näkökenttä Ky vastaa itsenäisen ammatinharjoittajan asiakasrekisterin teknisestä ylläpidosta.

Ostopalvelusopimuksen, kuten palvelusetelin, perusteella hoidettavien asiakkaiden henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä on palvelun järjestäjä (esimerkiksi palvelusetelin antanut kunta). Näkökenttä Ky toimii näiden asiakastietojen osalta teknisenä rekisterinpitäjänä.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

• Näkökenttä Ky:n ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöönpano
• Näkökenttä Ky:n lakisääteinen velvoite (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023)
• Näkökenttä Ky:n oikeutettu etu joka perustuu Näkökenttä Ky:n ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen.

Rekisteriä käytetään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Asiakkaan silmien tutkimusten ja hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan (esim. näöntarkastus).
• Näkökenttä Ky:n palvelujen käytön ja asiakassuhteiden tilastointiin, suunnitteluun ja seurantaan (esim. asiakkaiden informoiminen ja muistuttaminen Näkökentän palveluista ja asiakkaan tekemistä ajanvarauksista).
• Näkökenttä Ky:n asiakassuhteiden ylläpitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin (esim. optikkopalvelujen tuottaminen ja asiakkaan tilaamien tuotteiden toimittaminen).
• Tuotereklamaatioiden ja takuuvelvoitteiden hoitamiseen. 

Henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen sekä Tietosuojalain (1050/2018) sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• Henkilön etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Yhteystiedot (postiosoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Työpaikka
• Tutkimukseen liittyvät esitiedot
• Tutkimustulokset
• Hoitosuunnitelma
• Myydyt optiset tuotteet ja niiden tilaus- sekä mitoitustiedot
• Ostohistoria ja maksutiedot
• Potilastietojen luovuttamista koskevat suostumukset ja kiellot
• Markkinointikiellot ja -suostumukset

Asiakas- ja potilastietojen säilyttämisessä Näkökenttä Ky noudattaa asiakastietojen rekisteristä annettuja säännöksiä voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Muita henkilötietoja rekisterinpitäjä säilyttää asiakkaan asiakasuhteen ajan ja/tai asiakkaan antaman suostumuksen ajan. Lisäksi säilytämme tiedot voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi kuluttajakauppaa ja takuuvelvoitteita koskevin osin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan seuraavasti:

• Asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan itse rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista.
• Palvelujen käytön, tutkimuksen ja hoidon aikana muodostuneista tiedoista.
• Mikäli asiakkaalla on huoltaja tai muu laillinen edustaja: huoltajalta/edustajalta kerätyistä tiedoista.
• Asiakkaan suostumuksella tai laissa säädetyllä perusteella keräämme tietoja myös muilta terveydenhuollon ammattilaisilta tai toimintayksiköistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin muille tahoille. Näkökenttä Ky:n alihankkijoille luovutamme vain tietoja jotka tarvitaan tuotetun palvelun toimittamiseksi tai asiakas- ja markkinointiviestinnän toteuttamiseksi. Esimerkiksi tavarantoimittajille luovutamme vain tilauksen toimittamiseen liittyvät tiedot, mitään potilastietoa emme heille luovuta.

Potilastietoa luovutetaan muille tahoille vain asiakkaan tai hänen edustajansa suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen nojalla. Lain nojalla potilastietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville tahoille:

• Terveydenhuollon valvontaviranomaiset (esim. Valvira) tai valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävät viranomaiset (esim. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos).
• Kelan Reseptikeskus ja Kelan potilastiedon arkisto (Kanta-arkisto).
• Tuomioistuin tai muu viranomainen tai yhteisö jolla on tiedonsaantiin laissa säädetty oikeus.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle EU:n tietosuoja-asetuksen säännösten mukaisesti. Näin tehdään esimerkiksi tapauksissa joissa toimittajamme valmistaa tuotteen EU:n ulkopuolella ja tilaukseen tarvittavat tiedot siirretään jotta tilattu tavara voidaan toimittaa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisteri sijaitsee palveluntarjoajan suojatulla palvelimella ja varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Kaikki rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja Näkökenttä Ky:n henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus joka jatkuu myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on asiakasrekisteriin tallennettu sekä vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (yhteystiedot mainittu edellä). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisterinpitäjä arvioi tällöin, onko se velvollinen poistamaan tiedot voimassaolevan lainsäädännön puitteissa. Esimerkiksi potilastietoja Näkökenttä Ky ei voi poistaa niin kauan kuin sillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset tiedot.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tietoa evästeistä

Me käytämme tällä verkkosivustolla erilaisia teknisiä sovelluksia, mm. evästeitä, joiden avulla keräämme ja tallennamme tietoja käyttämistäsi palveluista. Em. tietoja käytetään palvelun käytön seurantaan, kohdennetun mainonnan tuottamiseen ja mainonnan tehon mittaamiseen.

Eväste on lyhyt tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän kiintolevylle. Evästeiden avulla Palveluntarjoaja voi kehittää palveluaan entistä asiakasystävällisemmäksi ja tarjota asiakkailleen kohdennettua markkinointiviestintää.

Käyttäjän verkkoselain todennäköisesti hyväksyy evästeet oletusasetuksin, mutta käyttäjä voi myös torjua evästeiden käytön oman selaimen asetuksista tai poistamalla evästeet selaimestaan palvelun käytön jälkeen. Lisätietoja selainkohtaisista käyttöohjeista saa selaimen valmistajan ohjeista. Verkkopalveluun sisältyvät palvelut voivat kuitenkin edellyttää evästeiden hyväksymistä toimiakseen.